شروع هر ترم در آموزشگاه همین طور است: تلفن ها پشت سر هم زنگ می خورند، دایرکت اینستاگرام پر از سوال درباره شهریه و زمان کلاس هاست و چند نفر برای تعیین سطح می آیند. بعد از ثبت نام ها، خیلی از این اسم ها در دفترچه پذیرش می مانند؛ کسانی که پرسیدند، علاقه داشتند، اما چون کسی دوباره سراغشان نرفت، در آموزشگاه دیگری ثبت نام کردند.
اگر مدیر یک آموزشگاه زبان، کنکور، مهارتی یا هنری هستید و می پرسید سی آر ام مناسب برای آموزشگاه ها و مراکز آموزشی کدام است، این مقاله پاسخ شماست: می خوانید CRM آموزشی دقیقاً چه کاری می کند، چه فرقی با LMS و نرم افزار آموزشگاهی دارد، چه ویژگی هایی باید داشته باشد و چطور آن را انتخاب و راه اندازی کنید.
- سی آر ام آموزشگاه برای جذب و نگه داشتن هنرجو است؛ از اولین استعلام تا ثبت نام و ادامه در ترم های بعد. کار LMS و نرم افزار حضور و غیاب را انجام نمی دهد.
- سی آر ام مناسب آموزشگاه باید فیلدهای سفارشی (دوره، سطح، زمان ترجیحی)، پیگیری مشاوره تا ثبت نام، فیلتر برای اطلاع رسانی دوره های جدید، پیامک و یادآوری اقساط شهریه داشته باشد.
- بیشترین درآمد پنهان آموزشگاه ها در ترم بعد و معرفی هنرجو است؛ CRM این دو را قابل پیگیری می کند.
- آموزشگاه های آزاد و موسسات آموزشی بیشترین سود را از CRM می برند؛ مدارس معمولاً به نرم افزار مدیریت مدرسه نیاز دارند.
چرا آموزشگاه ها به سی آر ام نیاز دارند؟
بازار آموزش آزاد در ایران بسیار رقابتی است. متقاضی قبل از ثبت نام چند آموزشگاه را مقایسه می کند، نظرات را در اینستاگرام می خواند و برای کلاس آزمایشی یا تعیین سطح به چند جا سر می زند. در این شرایط، این چالش ها مستقیماً ظرفیت کلاس ها را خالی نگه می دارند:
- استعلام های گم شده: تماس ها و پیام ها در دفترچه پذیرش یا گوشی شخصی ثبت می شوند و هیچ وقت پیگیری نمی شوند.
- تعیین سطح بدون ثبت نام: متقاضی آزمون تعیین سطح می دهد، کلاس مناسبش مشخص می شود، اما چون پیگیری نشده، ثبت نام نمی کند.
- ریزش بین ترم ها: هنرجویی که یک ترم را تمام کرده، اگر به موقع برای ترم بعد دعوت نشود، اغلب ادامه نمی دهد.
- فراموش شدن علاقه مندان دوره های آینده: کسی که سه ماه پیش برای دوره آیلتس یا طراحی پرسیده بود، وقتی دوره شروع می شود باخبر نمی شود.
- پیگیری دشوار شهریه: اقساط شهریه در دفتر یا اکسل پیگیری می شود و یادآوری ها یا فراموش می شوند یا ناخوشایند انجام می شوند.
- نامعلوم بودن عملکرد مشاوران: مدیر نمی داند هر مشاور آموزشی چند استعلام را به ثبت نام تبدیل کرده است.
پیشنهاد مطالعه: چرا کسب وکارهای کوچک و متوسط بیش از هر زمان به سی آر ام نیاز دارند؟
CRM آموزشی با LMS و نرم افزار آموزشگاهی چه فرقی دارد؟
قبل از پاسخ به اینکه کدام سی آر ام مناسب است، باید روشن شود CRM قرار است چه کاری انجام دهد. آموزشگاه ها معمولاً با سه نوع نرم افزار سروکار دارند:
| نرم افزار | کار اصلی | چه چیزی را پوشش نمی دهد |
|---|---|---|
| LMS (سامانه آموزش آنلاین) | برگزاری کلاس آنلاین، محتوا، تکلیف و آزمون | کسانی که هنوز ثبت نام نکرده اند و پیگیری فروش دوره |
| نرم افزار مدیریت آموزشگاه | تشکیل کلاس، حضور و غیاب، کارنامه و صدور گواهی | جذب متقاضی، پیگیری مشاوره و دعوت به ترم بعد |
| سی آر ام آموزشی | مدیریت رابطه با متقاضیان و هنرجویان؛ از استعلام تا ثبت نام و ترم های بعد | جایگزین LMS و حضور و غیاب نیست؛ مکمل آن هاست |
به زبان ساده، LMS و نرم افزار آموزشگاهی به هنرجویی می رسند که ثبت نام کرده؛ اما سی آر ام از لحظه ای شروع می شود که کسی اولین سوال را می پرسد و تا وقتی که او ترم بعد را ثبت نام کند یا دوستش را معرفی کند، ادامه پیدا می کند.
سفر هنرجو؛ از اولین تماس تا ترم بعد
هر هنرجو، پیش از آنکه هنرجوی وفادار و معرف آموزشگاه شما شود، این مراحل را طی می کند. تعریف این مراحل در CRM نشان می دهد متقاضیان دقیقاً کجا از دست می روند:
| مرحله | وضعیت | کاری که باید انجام شود |
|---|---|---|
| ۱. بالقوه | درباره دوره، شهریه یا زمان کلاس پرسیده | ثبت دوره مورد علاقه، منبع آشنایی و دعوت به مشاوره یا تعیین سطح |
| ۲. در حال پیگیری | مشاوره شده، تعیین سطح داده یا کلاس آزمایشی آمده | تماس پیگیری در روز مشخص و پاسخ به نگرانی ها درباره زمان و شهریه |
| ۳. بالفعل | ثبت نام کرده و سر کلاس می آید | پیام خوش آمد، یادآوری اقساط و پیگیری رضایت در میانه ترم |
| ۴. راضی یا ناراضی | ترم را تمام کرده | سنجش رضایت و رسیدگی فوری به هنرجوی ناراضی |
| ۵. وفادار | ترم بعد را ثبت نام می کند و دیگران را معرفی می کند | دعوت به سطح بعدی، تبریک قبولی و قدردانی از معرفی |
در بیشتر آموزشگاه ها دو نقطه بیشترین ریزش را دارند: فاصله میان تعیین سطح و ثبت نام، و فاصله میان پایان ترم و ترم بعد. یک تماس به موقع در همین دو نقطه، اغلب ظرفیت کلاس ها را بدون یک ریال هزینه تبلیغات پر می کند. (بیشتر بخوانید: سفر مشتری و نرخ تبدیل به زبان ساده)
۹ ویژگی ضروری سی آر ام مناسب آموزشگاه ها
پاسخ کوتاه به سوال «سی آر ام مناسب برای آموزشگاه ها و مراکز آموزشی کدام است؟» این است: سی آر امی که این ویژگی ها را داشته باشد و آن قدر ساده باشد که کادر پذیرش هر روز از آن استفاده کند.
۱. فیلدهای سفارشی برای اطلاعات آموزشی
دوره مورد علاقه، سطح، سن، هدف (مهاجرت، کنکور، شغل، سرگرمی)، روزها و ساعات ترجیحی و شماره تماس والدین برای هنرجویان زیر سن قانونی؛ CRM مناسب آموزشگاه باید اجازه دهد این فیلدها را خودتان تعریف کنید.
۲. پیگیری مشاوره تا ثبت نام
بعد از هر مشاوره یا تعیین سطح، باید بتوانید یک پیگیری با تاریخ و نوع مشخص برای خودتان یا همکارتان ثبت کنید تا در روز موعد یادآوری شود. بیشتر متقاضیان در همان روز مشاوره ثبت نام نمی کنند؛ ثبت نام معمولاً نتیجه پیگیری دوم یا سوم است.
پیشنهاد مطالعه: چرا پیگیری مشتری از خودِ فروش مهم تر است؟
۳. فیلتر برای اطلاع رسانی دوره های جدید
وقتی ثبت نام دوره آیلتس، کارگاه عکاسی یا کلاس کنکور تابستانی شروع می شود، اولین کسانی که باید باخبر شوند، کسانی هستند که قبلاً برای همان دوره پرسیده اند. با فیلترهای ترکیبی می توانید در چند ثانیه فهرست «همه علاقه مندان دوره X که هنوز ثبت نام نکرده اند» را بسازید و برایشان پیامک بفرستید.
۴. دعوت به ترم و سطح بعدی
جذب یک هنرجوی جدید چند برابر سخت تر از نگه داشتن هنرجوی فعلی است. CRM باید به شما یادآوری کند چه کسانی ترمشان رو به پایان است تا پیش از تمام شدن کلاس، برای سطح بعدی دعوتشان کنید.
۵. یادآوری اقساط شهریه
بسیاری از آموزشگاه ها شهریه دوره های طولانی را قسطی دریافت می کنند. فهرست بدهکاران و یادآوری مودبانه سررسید اقساط، وصول شهریه را آسان می کند بدون آنکه رابطه با هنرجو آسیب ببیند.
۶. ثبت منبع آشنایی و معرف
هنرجو از اینستاگرام آمده، از جست وجوی گوگل، از تابلو یا با معرفی یک هنرجوی دیگر؟ ثبت منبع آشنایی نشان می دهد بودجه تبلیغات را کجا خرج کنید و ثبت معرف به شما امکان می دهد از هنرجویانی که دوستانشان را معرفی می کنند، قدردانی کنید.
۷. ارسال پیامک از داخل نرم افزار
پیام خوش آمد، یادآوری جلسه تعیین سطح، اطلاع رسانی دوره جدید، تبریک تولد و تبریک قبولی در آزمون؛ همه باید مستقیم از پرونده هنرجو و بدون نیاز به سامانه پیامکی جداگانه ارسال شوند.
۸. گزارش عملکرد مشاوران آموزشی
چند استعلام ثبت شد، چند نفر تعیین سطح دادند، چند نفر ثبت نام کردند و نرخ تبدیل هر مشاور چقدر است؟ این گزارش ها نشان می دهند مشکل در جذب است، در مشاوره یا در پیگیری.
۹. سادگی و نسخه موبایل
کادر پذیرش آموزشگاه در اوج ثبت نام فرصت کار با نرم افزار پیچیده را ندارد. اگر ثبت یک متقاضی بیش از یک دقیقه طول بکشد، دوباره دفترچه جایش را می گیرد. نسخه موبایل هم به مدیر و مشاوران اجازه می دهد خارج از آموزشگاه هم پیگیری ها را ببینند و با همکاران هماهنگ شوند.
کاربرد سی آر ام در انواع مراکز آموزشی
آموزشگاه زبان
تعیین سطح، ترم های پیاپی و دوره های آزمون مثل آیلتس و تافل، آموزشگاه زبان را به یکی از بهترین کاربران CRM تبدیل می کند. مهم ترین کاربرد: پیگیری تعیین سطح تا ثبت نام و دعوت هنرجو به ترم بعد پیش از پایان ترم فعلی.
آموزشگاه کنکور و کلاس های تقویتی
در این آموزشگاه ها تصمیم گیرنده اغلب والدین هستند. ثبت اطلاعات تماس والدین، پیگیری جلسه مشاوره تحصیلی و اطلاع رسانی به موقع دوره های جمع بندی و آزمون های آزمایشی، مهم ترین نقش CRM است.
آموزشگاه های فنی و مهارتی
دوره های حسابداری، برنامه نویسی، طراحی و مهارت های فنی معمولاً متقاضیان شاغلی دارند که زمان محدودی دارند. ثبت زمان ترجیحی هر متقاضی و اطلاع رسانی دوره ای که در همان ساعت برگزار می شود، نرخ ثبت نام را بالا می برد.
آموزشگاه هنر، موسیقی و ورزش
هنرجویان این مراکز معمولاً سال ها ادامه می دهند و هر کدام چند نفر از خانواده و دوستانشان را معرفی می کنند. مدیریت معرف ها، تبریک تولد و دعوت به اجرا و نمایشگاه، رابطه بلندمدت را حفظ می کند.
برگزارکنندگان دوره های آنلاین، کارگاه ها و آموزش سازمانی
برای کسانی که کارگاه و دوره های کوتاه مدت برگزار می کنند یا به شرکت ها آموزش سازمانی می فروشند، CRM ابزار اصلی فروش است: پیگیری درخواست های سازمانی، ارسال پیشنهاد و اطلاع رسانی دوره بعدی به شرکت کنندگان قبلی.
و مدارس؟ مدارس معمولاً فرایند ثبت نام سالانه و ساختار متفاوتی دارند و بیشتر به نرم افزار مدیریت مدرسه نیاز دارند تا CRM فروش. اگر مدرسه هستید، اول سراغ سامانه های تخصصی مدیریت مدرسه بروید.
نمونه پیامک برای متقاضیان و هنرجویان
- پیگیری بعد از تعیین سطح: «[نام] عزیز، نتیجه تعیین سطح شما کلاس [سطح] است. ظرفیت کلاس روزهای زوج ساعت ۱۸ محدود است؛ برای ثبت نام با ما تماس بگیرید. [نام آموزشگاه]»
- اطلاع رسانی دوره جدید: «[نام] عزیز، ثبت نام دوره [نام دوره] که درباره اش پرسیده بودید آغاز شد. شروع کلاس ها: [تاریخ].»
- خوش آمد: «[نام] عزیز، به خانواده [نام آموزشگاه] خوش آمدید! کلاس شما [روز] ساعت [ساعت] در کلاس [شماره] برگزار می شود.»
- دعوت به ترم بعد: «[نام] عزیز، ترم شما به زودی تمام می شود. برای حفظ جای خود در کلاس سطح بعد، تا [تاریخ] ثبت نام کنید.»
- یادآوری قسط شهریه: «[نام] گرامی، یادآوری می کنیم سررسید قسط شهریه شما [تاریخ] است. از همراهی شما سپاسگزاریم.»
- تبریک قبولی: «[نام] عزیز، قبولی شما در آزمون [نام آزمون] را تبریک می گوییم! افتخار می کنیم که در این مسیر همراهتان بودیم.»
چطور سی آر ام مناسب آموزشگاه خود را انتخاب کنیم؟
قبل از خرید، این سوال ها را از خودتان و از فروشنده نرم افزار بپرسید:
- آیا می توانم فیلدهای آموزشی خودم را تعریف کنم؟ دوره، سطح، زمان ترجیحی و اطلاعات والدین.
- آیا پیگیری ها برای خودم و همکارانم یادآوری می شوند؟
- آیا می توانم با فیلتر، علاقه مندان یک دوره را پیدا کنم و برایشان پیامک بفرستم؟
- آیا فهرست بدهکاران شهریه و یادآوری اقساط دارد؟
- آیا کادر پذیرش در یک روز می تواند کار با آن را یاد بگیرد؟
- آیا فارسی است، نسخه آزمایشی رایگان دارد و هزینه اش با بودجه آموزشگاه می خواند؟
برای مقایسه کامل گزینه های موجود، راهنمای خرید و انتخاب سی آر ام مناسب کسب و کار شما را بخوانید.
ماد سی آر ام برای آموزشگاه ها و موسسات آموزشی
ماد سی آر ام یک نرم افزار ساده و فارسی برای مدیریت ارتباط با مشتری است و موسسات آموزشی از گروه هایی هستند که ماد به طور مشخص برایشان مناسب است. ماد جایگزین LMS یا نرم افزار حضور و غیاب نیست؛ بلکه کمک می کند هیچ متقاضی و هنرجویی در مسیر ثبت نام و ترم بعد گم نشود:
- پرونده اختصاصی هر متقاضی و هنرجو: یادداشت ها، بازخوردها، فایل ها و همه رویدادها در یک نگاه، با فیلدهایی که خودتان تعریف می کنید.
- سفر هنرجو در شش وضعیت: بالقوه، در حال پیگیری، بالفعل، راضی، ناراضی و وفادار.
- پیگیری و یادآوری: ثبت پیگیری با نوع و تاریخ دلخواه برای خودتان یا همکاران.
- فیلترهای ترکیبی نامحدود: ساختن فهرست علاقه مندان هر دوره یا هنرجویان پایان ترم در چند ثانیه.
- پیامک بدون سامانه جداگانه: ارسال پیامک از داخل نرم افزار، به همراه پیامک تبریک تولد، تشکر و یادآوری اقساط.
- معرف ها و بدهکاران: ثبت معرف هر هنرجو و فهرست بدهکاران شهریه.
- گزارش عملکرد همکاران و نسخه موبایل: سنجش فعالیت مشاوران آموزشی و دسترسی و چت داخلی از روی گوشی.
هزینه ماد از ۷۵۰ هزار تومان به ازای هر کاربر در ماه (در پلن سالانه) شروع می شود؛ تعرفه های ماد سی آر ام را ببینید.
سوالات متداول درباره سی آر ام آموزشگاه
آیا آموزشگاه کوچک هم به سی آر ام نیاز دارد؟
بله. حتی آموزشگاهی با چند کلاس هم در هر ترم ده ها استعلام دارد که بیشترشان پیگیری نمی شوند. CRM حافظه مشترک آموزشگاه است که با تغییر منشی یا مشاور از دست نمی رود و هر هنرجوی از دست رفته را به یک فرصت قابل پیگیری تبدیل می کند.
آیا CRM جایگزین نرم افزار آموزشگاهی یا LMS می شود؟
نه. LMS برای برگزاری آموزش و نرم افزار آموزشگاهی برای حضور و غیاب و کارنامه است. CRM روی جذب، ثبت نام و نگه داشتن هنرجو تمرکز دارد. این ابزارها مکمل هم هستند.
مهم ترین شاخصی که آموزشگاه باید در CRM دنبال کند چیست؟
دو شاخص از همه مهم ترند: نرخ تبدیل استعلام به ثبت نام و نرخ ادامه به ترم بعد. اولی کیفیت مشاوره و پیگیری را نشان می دهد و دومی کیفیت آموزش و رضایت هنرجویان را.
راه اندازی CRM در آموزشگاه چقدر طول می کشد؟
با یک نرم افزار ساده، معمولاً یک هفته برای تعریف فیلدها، ورود هنرجویان فعلی و آموزش کادر پذیرش کافی است. بهترین زمان شروع، چند هفته قبل از آغاز ثبت نام ترم جدید است.
جمع بندی
سی آر ام مناسب برای آموزشگاه ها و مراکز آموزشی، نرم افزاری است که هیچ استعلامی را بی پاسخ نگذارد، هر تعیین سطح را تا ثبت نام پیگیری کند، علاقه مندان هر دوره را به موقع باخبر کند و هنرجویان را پیش از پایان ترم برای ترم بعد دعوت کند؛ و مهم تر از همه، آن قدر ساده باشد که کادر پذیرش در شلوغی ثبت نام هم از آن استفاده کند.
ماد سی آر ام دقیقاً با همین رویکرد ساخته شده است: فارسی، ساده و متمرکز بر پیگیری؛ تا ظرفیت کلاس های شما به جای تبلیغات بیشتر، با پیگیری بهتر پر شود.
کلاس هایتان را با پیگیری بهتر پر کنید
استعلام ها، تعیین سطح ها، ثبت نام ها و اقساط شهریه را در ماد سی آر ام یک جا مدیریت کنید. ۷ روز رایگان و بدون پرداخت هزینه اولیه امتحان کنید.
